El término 'cadena de suministro' puede sugerir una serie de enlaces que se fusionan de forma permanente. Sin embargo, DHL Supply Chain, en su nuevo artículo, niega esta concepción, asegurando que el cambio está en la naturaleza misma de las cadenas de suministro actuales.
Tanto los fabricantes, como los distribuidores y los minoristas tratan a diario con una gran variedad de personas que están siempre cambiando, entre ellos, proveedores de servicios, instalaciones y sistemas de tecnología de la información. Por ello, según DHL, el éxito se mide por la capacidad de hacer cambios suaves que no alteren la red o, más importante, que el servicio termine en el cliente sin interrupciones.
Una mala gestión de estos cambios, por el contrario, podría llevar a un cambio en el precio de los servicios, a una pérdida de negocio, mayores costes de operación y posibles daños, a largo plazo, de la reputación de la marca. "No hay una fórmula mágica para asegurar la continuidad durante estos períodos de cambio, pero sí unos principios básicos que pueden ayudar a reducir el trauma que a menudo los acompaña".
Claves para una transición sin problemas
La gestión adecuada de cualquier cambio en la cadena de suministro comienza con una cuidadosa planificación por adelantado. Para ello, según DHL Supply Chain, lo necesario es promover una fuerte y continua comunicación en toda la organización, ya que los empleados alejados de la administración de la empresa o que no transmiten sus problemas en el trabajo son más propensos a oponerse a cualquier alteración en la forma en que se hacen las cosas. Así, los directivos tienen que combatir, de forma proactiva, la tendencia natural de las personas a resistirse al cambio.
El cambio de pasar de realizar la propia logística a su externalización es una de las mayores fuentes de agitación en una empresa, al suponer la mayor amenaza al personal interno, que, desde su perspectiva, es traspasar sus funciones del día a día a un proveedor externo. Por ello, las empresas deben establecer correctamente las bases para la transición a través de un plan detallado y una insistencia continua en el trabajo en equipo.
En este sentido, el contacto cara a cara desde el principio es esencial, según DHL. Es importante que se conozcan todos los involucrados en el cambio antes de llevarlo a la práctica. Además, se puede dar el caso de necesitar un periodo de transición, durante el cual los proveedores presentes y los futuros comparten las responsabilidades de los procesos destinados a externalizarse. Sin embargo, esta etapa provisional no debe durar mucho, ya que, en algunos momentos, "un enfoque rápido inicial, con una transición muy rápida, puede ser el mejor camino".
Asimismo, hay algunos aspectos que dependerán de la cultura que impere en la empresa que se someterá al cambio, ya que no todos los enfoques son adecuados. Así, DHL Supply Chain recomienda que todas las empresas implicadas lleguen a una comprensión completa de cómo realizar el cambio y de cómo será el trabajo en el futuro.
Cambios de instalaciones
Para ello, otro aspecto a valorar es la creación y formación de un equipo de transición que tenga personal procedente de ambas partes. Además, algunos de ellos deberían permanecer aún dentro de la compañía durante un periodo determinado de tiempo, inspeccionando cómo se desarrolla el cambio una vez hecho efectivo; este es uno de los puntos en los que muchas empresas fallan, indica DHL.
Por otro lado, el operador logístico también recomienda que, desde un principio, se aclaren los motivos de la ruptura, a fin de prevenir futuros riegos y problemas. Sin embargo, independientemente de la razón de la ruptura, se tiene que trazar un plan de salida que permita facilitar el cambio sin mayor problema. De hecho, este tipo de contratiempos deberían estar incluidos en el contrato entre proveedor y empresa, para servir como guía ante cualquier imprevisto.
Dentro de estos contratiempos a reflejar puede estar, incluso, un posible traslado de un centro de distribución a otro, una acción que también puede causar estragos en la organización si no se planifica de manera adecuada.
Ante este cambio, pueden surgir problemas de contabilidad y de inventario, por lo que las partes deben realizar un inventario preciso de todos los centros afectados, a la vez que se designan otros centros de distribución de la red que sirvan como respaldo en caso de producirse cualquier problema.