Cuando hablamos de la cadena de valor de un producto, pocos eslabones son tan importantes como las empresas de almacenaje, ya que estas no solo se encargan de resguardar la mercancía durante todo el proceso logístico, sino también de transportar los bienes hasta el negocio donde serán entregados al consumidor final.
Se trata de un actor esencial en el engranaje empresarial, pero también de uno que está sujeto a una gran variedad de dificultades que pueden disminuir su rentabilidad si no se administra de la forma adecuada.
En una situación económica compleja como la que atraviesa el país, en conjunto con el actual pico histórico en la inseguridad, una de las mayores piedras en el zapato para estas empresas serían los costos ocultos derivados del robo.
Los costes ocultos
Antes de entrar de lleno en los costes ocultos que representan el robo en almacenes, es importante explicar qué son los cestos ocultos como concepto general.
En pocas palabras, se denomina así a todos aquellos gastos que realiza la empresa sin saberlo, es decir, gastos que no forman parte de la estructura de costes. Debido a que estos no están incluidos de forma estructurada, terminan registrándose como pérdidas para la empresa.
Aunque estos suelen ser muy variados, usualmente podemos hablar de costos ocultos cuando hacemos referencia a productos deteriorados por superar la fecha de caducidad, gastos excesivos en servicios básicos (agua o electricidad), equipos obsoletos, devoluciones por parte del consumidor final, entre otros.
Costes ocultos en el robo de almacenes
Entre los costes ocultos que enfrentan los almacenes, uno de los más importantes es el robo de mercancía. Estos delitos se separan en dos tipos: robos externos y robos internos.
Robo externo
Cuando el robo viene de agentes externos, podemos categorizarlo de la siguiente manera:
- Robo de mercancía: hace referencia al robo perpetrado dentro del almacén por parte de personas externas a la empresa. Desde asaltos planificados con antelación, hasta crímenes oportunistas como consecuencia de falencias en los protocolos de seguridad.
- Robo de vehículos: el robo de camiones de transporte de mercancía es uno de los mayores riesgos a los que se enfrentan las empresas de almacenaje, no solo al transportar productos dentro del país, sino incluso al extranjero. Este tipo de robo incluye cualquier ataque contra el transporte, incluyendo la sustracción de la mercancía y el secuestro del vehículo.
Robo interno
Por su parte, si el robo viene desde adentro, suele presentarse de la siguiente forma:
- Apropiación indebida: es cuando alguien del personal toma mercancía sin realizar el pago correspondiente, ni notificar a la empresa.
- Corrupción, fraude y falsificación: usualmente ocurre cuando personal gerencial o administrativo emite contratos falsos o manipulados. Estos se pueden beneficiar al crear márgenes de ganancia inflados, o mintiendo sobre la cantidad de unidades despachadas, vendiéndolas más adelante en el mercado negro.
- Robo de datos: las bases de datos de las empresas de almacenaje suelen guardar información valiosa, desde datos privados de clientes, hasta credenciales de acceso a plataformas financieras o sistemas de gestión. Por este motivo, el robo de datos es un delito común dentro de los almacenes.
Estrategias para evitarlos
Los costos ocultos por robo de mercancía ocurren por motivos muy variados, lo que significa que será necesario implementar un buen número de estrategias para reducirlos al mínimo. Algunas de las más efectivas son:
- Videovigilancia
El método más utilizado para disminuir el robo de mercancía, y otros costos ocultos, es la instalación de un sistema de videovigilancia que brinde una visión completa de las instalaciones, incluyendo los espacios de trabajo, oficinas, áreas de carga y descarga, y accesos principales. Este no debe limitarse al almacén, sino que también debe incluir a la flota de vehículos de transporte.
- Limitar el acceso
Los sistemas de control de acceso también son un pilar en los protocolos de seguridad de los almacenes, ya que sirven para limitar el acceso de personas externas a la empresa, al tiempo que permiten determinar quienes pueden acceder a cada uno de los espacios del almacén, disminuyendo las probabilidades de robos internos. Estos pueden estar conformados por sistemas con teclado de control de acceso, lectores de tarjetas, o sensores biométricos.
- Entrenamiento del personal
Ya sea para evitar tanto el robo externo como el interno, es necesario entrenar al personal para ayudar a disminuir cualquier incidencia que pueda desembocar en un costo oculto. El equipo no solo tendrá que saber cómo lidiar con personas que puedan representar un riesgo para la empresa, sino también cómo reportarlos adecuadamente.
- Mayor vigilancia
La instalación de dispositivos de seguridad modernos no tendrá demasiado efecto si no se acompaña con un número adecuado de vigilantes. Estos deben encargarse de monitorear todos los dispositivos de seguridad de forma periódica, al personal, las zonas de carga y descarga de mercancía, y cualquier otra área donde puedan perpetrarse robos.
- Reclutamiento
El reclutamiento es el primer paso para evitar el robo interno, ya que un estudio completo de cada prospecto será esencial para determinar si este puede representar un riesgo para la empresa. Con los mandos intermedios, ejecutivos y altos directivos siendo los que más robos internos cometen en el mundo, son estos roles los que se deben estudiar con mayor profundidad.
- Auditoría del personal
El control interno y la auditoría de cada departamento son parte importante en la disminución de los robos internos. Para evitar costos ocultos por este tipo de delitos es ideal digitalizar procesos, implementar herramientas de gestión empresarial, entrevistar al personal de manera frecuente, entre otros.
Los costos ocultos son uno de los motivos por los que buena parte de las empresas del mundo, incluidos los servicios de almacenaje, son incapaces de alcanzar sus metas financieras. Si, además, estos surgen como consecuencias del robo de mercancía, el desarrollo de estrategias que permitan un control mucho más holístico sobre las operaciones de la empresa será esencial.