En muchos lugares de trabajo, todavía se dan situaciones como esta: una vez a la semana, el gestor envía las hojas del registro horario y los jefes anotan las jornadas de todos sus trabajadores; otros, cuando llegan los lunes a la oficina, rellenan la jornada de toda la semana de golpe y se olvidan. Son dos formas habituales de llevar a cabo el registro horario de la jornada diaria, sobre todo en pequeñas y medianas empresas, pero ninguna de las dos es correcta según lo que marca la ley.
Las empresas están obligadas, desde mayo de 2019, a registrar la jornada laboral de sus trabajadores: deben anotar, a diario, el momento de inicio y de finalización de la jornada. Además, el registro tiene que ser fiable e inviolable, es decir, que no se pueda modificar a posteriori y se debe conservar en el centro de trabajo a disposición de los empleados; también de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo durante cuatro años. Hay sistemas como el de factorialhr, que centralizan en un solo lugar el control horario de los trabajadores para cumplir con la ley y que el tiempo de los gestores sea más eficaz.
¿Por qué se impuso el control horario?
El objetivo que perseguía la que fuera ministra de Trabajo socialista, Magdalena Valerio, haciendo obligatorio este registro para todas las empresas, era que salieran a la luz la enorme cantidad de horas extraordinarias que se realizaban. Y sobre todo, que los trabajadores tuvieran un instrumento para reclamar su pago. También buscaba perseguir que se sancionaran los excesos no permitidos por la ley, ya que la norma solo permite un máximo de 80 horas extraordinarias por trabajador al año; salvo las que se hagan por fuerza mayor.
Cinco años después de que se impusiera el registro de las horas de trabajo, el número de trabajadores que dice haber hecho horas extra sigue siendo el mismo 5% de los asalariados que trabajan más allá de su horario.
El control horario mejoraría la eficacia de los trabajadores, porque sabrían cuánto tiempo van a trabajar y hasta dónde pueden llegar sus horas extra. Sin embargo, cinco años después de que se impusiera el registro, la Encuesta de Población Activa muestra que el número de trabajadores que dice haber hecho horas extra en la semana sigue siendo el mismo: el 5% de los asalariados, o sea, casi 900.000 personas trabajan más allá de su horario.
El control horario aumenta la productividad
Lo que sí ha disminuido ligeramente es el número promedio de horas extra que hacen los empleados que declaran trabajar este tiempo de más. La cantidad total de horas extra que se contabilizan es aproximadamente 6,5 millones a la semana, una cifra parecida a las de antes de que fuera obligatorio el registro horario, cuando se contaban 6,1 millones.
Parece erróneo pero no lo es, porque el empleo ha aumentado en este tiempo, así que la media de horas que realiza cada uno de estos empleados se habría reducido a 7,4 horas de más a la semana, frente a las 8,5 que se declararon en el año previo a que el registro horario fuera obligatorio. El trabajo sale adelante dedicando menos horas extras.
Los responsables gubernamentales y los sindicatos no están del todo satisfechos de cómo ha funcionado el registro obligatorio de la jornada y creen que estas reducciones en las horas extra no son suficientes. El secretario de Estado de Empleo, Joaquín Pérez Rey, dijo en el Congreso de los Diputados que hay que cambiar el registro horario. No le parecía aceptable el nivel de incumplimiento en materia de jornada que hay en España.
Cambios de la ley para que el registro sea electrónico
Para no tener que estar pendientes de los constantes cambios que pueda sufrir la legislación, es mejor contar con un software que se adapte y notifique de los requisitos que se vayan planteando en lo legislativo. En el Ministerio de Trabajo están plenamente decididos a modificarlo en el contexto de la futura reducción de la jornada máxima legal a 37,5 horas. La intención de este ministerio es que el registro sea obligatoriamente electrónico, porque ahora puede realizarse en una hoja de papel.
También, el ejecutivo quiere que el registro no sea fácilmente modificable e interoperable por la Inspección de Trabajo. El departamento quiere aprobar este cambio incluso en el caso de que el Gobierno no logre sacar adelante en el Parlamento la reducción de la jornada. Por eso es importante tener un software que permita automatizar este proceso y no sufrir por las posibles inspecciones. Hasta ahora, el diseño legal de este registro obligatorio ha resultado ser lo suficientemente laxo como para que muchas empresas hicieran trampas.
La facilidad del software de registro horario
Muchas empresas creen que necesitan muchos recursos para implantar un registro horario electrónico, pero ahora eso ha cambiado y con el software adecuado, cualquier empresa puede disponer de un sistema sofisticado. De momento, la Inspección de Trabajo no ha tenido todos los medios humanos y materiales necesarios para combatir con efectividad los registros mal realizados. La baja cuantía de las sanciones, cuyo máximo son 7.500 euros, podría también subir con la reforma.
Según los datos que ofrecen los anuarios de la Inspección de Trabajo, entre 2020 y 2024, se han impuesto más de 6.200 sanciones por valor de algo más de nueve millones de euros en actuaciones en materia de registro horario. Son solo las que tienen que ver estrictamente con el cumplimiento de llevar un sistema de contabilidad. Un problema fácil de arreglar con el software adecuado.